Einblicke in eines der größten Implementierungsprojekte von OBS

Während der Odoo Experience 2022 stellte Dr. Thomas Koliwer, der verantwortliche Projektleiter für eine unserer größten multinationalen Odoo-Implementierungen, das Odoo-Projekt vor.

Erfahren Sie aus erster Hand, wie OBS großen multinationalen Unternehmen hilft, einfache und effiziente Lösungen für ihr Tagesgeschäft zu finden.

Wenn es um die konkrete Planung der Software geht, kommen Implementierer und Projektleiter zu intensiver Analysearbeit zusammen: Alle Anpassungswünsche werden analysiert und auf den Prüfstand gestellt. Der Fokus liegt auf der Vereinfachung der Software, ohne dabei die intuitive Bedienbarkeit und die wesentlichen Funktionen zu opfern. Dabei geht es vor allem um die Beantwortung der folgenden Fragen:

1. Welche Anpassungen sind in Odoo Standard bereits möglich?
Diese Anpassungen sind besonders kostengünstig und am wenigsten fehleranfällig.

2. Wenn es im Standard nicht möglich ist, welche Alternativen gibt es?
Hier geht es darum, andere Verfahren und Ansätze zu finden, die zum gleichen Ergebnis führen. So können die vorhandenen Möglichkeiten des Systems voll ausgeschöpft werden.

3. Wie soll die Softwareanpassung konkret aussehen?
Wenn die Lösung im bestehenden System nicht erreicht werden kann, bleibt die Möglichkeit, individuelle Anpassungen zu entwickeln. Dazu wird im Detail besprochen, welche Funktionen auf welche Weise in die Software integriert werden sollen. Auch hier stellt sich immer die Frage, ob der Prozess nicht einfacher sein könnte. Denn je individueller und komplexer die Software ist, desto fehleranfälliger wird sie, und bei Aktualisierungen können Probleme auftreten. In diesem Schritt geht es also darum, Lösungen zu finden, die den gewünschten Anforderungen voll entsprechen und gleichzeitig so einfach wie möglich sind.

“Das System ist im Allgemeinen sehr offen. In unserer großen Organisation mussten wir also die Flexibilität ein wenig einschränken - die Idee, sehr offen und transparent zu sein, ohne unsere Möglichkeiten einzuschränken.“ - Dr. Thomas Koliwer​

Das Vertriebsteam benötigte eine flexible Lösung, um kundenspezifische Sets zu erstellen, ohne eine generelle Erlaubnis zum Erstellen von Produkten zu haben. Also wurde ein neuer Produkttyp (in diesem Fall für ein Angebotsprodukt) erstellt, "BOM (Bill of Material) on the fly". Zu diesem Zweck wurde eine neue Schaltfläche "ADD NEW BOM" zu den Verkaufsdokumenten hinzugefügt.

Das interne Verkaufsteam kann nun ein Produkt mit einer kundenspezifischen Stückliste anlegen. Der Saldo wird automatisch zum Verkaufsbeleg hinzugefügt.

Zum Beispiel kann ein Set, mit oder ohne Montage, an einen Kunden mit einer eindeutigen Nummer verkauft werden. Der Kunde kann diesen Artikel dann unter Verwendung der eindeutigen Nummer des Artikels nachbestellen.

Der gesamte Prozess der Bestellung von Bausatzartikeln (mit Montage als Option) wurde flexibler, ohne die Rechte der Verkaufsabteilung zu ändern.

In vielen Branchen gibt es Zuschläge für Material, Energie und mehr. Die Eisenwarenindustrie hat seit Jahrzehnten Probleme, die Preise für Rohstoffe an die Marktpreise an internationalen Börsen oder ähnlichem zu koppeln. Und in der EMKA-Gruppe ist es seit vielen Jahren üblich, dass die Preise für Rohstoffe wie Edelstahl, Zink usw. an die Tagespreise der internationalen Materialbörsen gebunden werden, oder dass zusätzliche Kosten berechnet werden müssen.

Aufgrund dieser Anforderungen wurden entsprechende Merkmale hinzugefügt:
Es wurden produkt- und materialspezifische Zuschläge hinzugefügt, um volatile Rohstoffpreise auszugleichen.

Stücklisten auf N-Ebene können nun bis auf die Rohmaterialebene aufgelöst werden (automatische Stücklistenauflösung). Damit wird bei Baugruppen detailliert angezeigt, welche Materialien in welcher Menge vorkommen und wie diese berechnet werden.

Es ist nun möglich zu wählen, ob die Zuschlagstabelle mit dem Angebot, der Rechnung oder mit beiden generiert werden soll. Dadurch wird der Kundenkontakt noch persönlicher und die Abläufe werden vereinfacht, ohne die eigenen Prozesse zu stören.

Tagespreise können verschiedenen Warenklassen zugeordnet werden. Damit sind Ertragsbuchungen auf bestimmte Konten möglich.

Mit diesen Anpassungen hat EMKA eine automatische, tagesgenaue und transparente Darstellung der Mehrkosten für bestimmte Materialien ohne zusätzlichen Aufwand im Vertrieb dazugewonnen.

Es ist wichtig, die Kommunikation über das Odoo-Projekt immer angemessen zu gestalten. Bei EMKA erstreckt sich das Einführungsprojekt über mehrere Jahre. Eine zu frühe Information weckt Hoffnungen und erzeugt Frustration, wenn diese nicht schnell erfüllt werden können. Wer zu spät informiert, riskiert, dass sich die Mitarbeiter übergangen fühlen. Dies kann dazu führen, dass die neue Software nicht angenommen wird.

Um die Motivation und die interne Unterstützung für das Projekt hochzuhalten, war die Zusammensetzung und Gestaltung des Projektteams besonders wichtig. So hat es EMKA geschafft:

Es wurde ein kleines, effizientes Team zusammengestellt, das das Projekt intern vorantreibt.
Ein starkes und entschlossenes Projektmanagement sorgt dafür, dass die Kommunikation mit den Beratern und die direkte Kommunikation mit der Unternehmensleitung kontinuierlich aufrechterhalten wird. Auf allen Ebenen finden regelmäßige Lenkungssitzungen statt. Das Team formuliert Aufgaben und führt Tests durch. Key-User und Abteilungsleiter werden in regelmäßigen Abständen über den Projektfortschritt und die nächsten Schritte informiert. Durch den Einsatz von Key-Usern in allen Schlüsselbereichen des Unternehmens stellt EMKA sicher, dass der Input aus der Praxis immer wieder in den Projektprozess zurückfließt.

“Ein wichtiger Punkt, warum wir uns für Odoo entschieden haben, war das Netzwerk von Partnern.” - Dr. Thomas Koliwer​

Odoo als Plattform ist hochgradig anpassbar und bietet ein einfaches Datenhandling für Migration und Datenaustausch mit anderen Systemen. Prinzipielle Workflows können als Basis gut genutzt werden.

Die Odoo-Partner-Community bietet Unterstützung in fast allen Ländern mit Modulen zur Lokalisierung. Die Odoo-Community bietet zudem gute Schnittstellen zu anderen Dienstleistern und umfangreiche Module.

Traditionelle Unternehmen mit sehr eingeschränkten Benutzerrechten müssen das Odoo-System anpassen, da Odoo prinzipiell sehr offen ist.
Einige Odoo-Standardmodule sind für komplexe international tätige Unternehmen in Bereichen wie Materialzuschläge, Konsolidierung und Business Intelligence nicht ausreichend.

Um das volle Potenzial von Odoo auszuschöpfen, bedarf es eines konsequenten Projektmanagements und einer intensiven Beratung durch einen erfahrenen Partner.

Wichtig für die Kommunikation während des Projekts sind häufige Lenkungssitzungen auf verschiedenen Ebenen, sowohl auf der Ebene der Mitarbeiter als auch auf der Ebene der Projektleiter. Aus diesem Grund war es für EMKA sehr wichtig, gemeinsam mit OBS den Projektentwicklungsprozess zu durchlaufen.

Es gab und gibt einige Konflikte, aber das ist unvermeidlich, wenn man ein so großes Projekt leitet. Der intensive Austausch zwischen EMKA und OBS Solutions konnte das Vertrauen, die Kommunikation und die Zusammenarbeit stärken.

Das Projektmanagement von OBS und auch die Koordination, die OBS mit internationalen Partnern leistet, sind für EMKA sehr wichtig. Ohne sie könnte das Odoo-Projekt nicht in diesem internationalen Umfang durchgeführt werden.