Aperçu de l'un des plus grands projets de mise en œuvre d'OBS

Dr. Thomas Koliwer, le chef de projet responsable de l'une de nos plus grandes implémentations multinationales d'Odoo, a présenté ce projet Odoo lors de l'Odoo Experience 2022.

Découvrez comment OBS aide les grandes entreprises multinationales à trouver des solutions simples et efficaces pour leurs activités quotidiennes.

Lorsqu'il s'agit de planifier concrètement le logiciel, les responsables de la mise en œuvre et les chefs de projet se réunissent pour une analyse intensive : Toutes les demandes de personnalisation sont étudiées et examinées à la loupe. L'accent est mis sur la simplification du logiciel sans sacrifier la convivialité intuitive et les fonctionnalités essentielles. L'objectif est de répondre aux questions suivantes :

1. Quelles personnalisations sont déjà possibles dans Odoo Standard ?
Ces personnalisations sont les plus rentables et les moins sujettes aux erreurs.

2. Si la norme ne le permet pas, quelles sont les alternatives ?
Il s'agit de trouver d'autres processus et approches qui mènent au même résultat. Cela permettra de tirer pleinement parti des capacités existantes du système.

3. WÀ quoi doit ressembler concrètement l'adaptation du logiciel ?
Si le système existant ne permet pas d'atteindre cet objectif, il est toujours possible de développer des adaptations individuelles. À cette fin, les fonctions qui doivent être intégrées dans le logiciel et la manière dont elles doivent l'être sont examinées en détail. Là encore, la question est de savoir si le processus pourrait être davantage simplifié. Après tout, plus le logiciel est personnalisé et complexe, plus il est sujet aux erreurs, et plus il risque d’avoir des problèmes lors des mises à jour. L'objectif de cette étape est donc de trouver des solutions qui répondent pleinement aux exigences souhaitées tout en étant aussi simples que possible.

"Le système est généralement très ouvert. Dans notre grande organisation, nous avons donc dû limiter un peu la flexibilité - l'idée d'être très ouvert et transparent, sans limiter nos possibilités." - Dr. Thomas Koliwer​

L'équipe de vente avait besoin d'une solution flexible pour créer des ensembles de produits personnalisés sans avoir besoin d'une autorisation pour pouvoir ce faire. Un nouveau type de produit (dans ce cas, pour un produit de devis) a donc été créé, "BOM (Bill of Material) on the fly" (nomenclature à la volée). À cette fin, un nouveau bouton "ADD NEW BOM" (ajouter une nouvelle nomenclature) a été ajouté aux documents de vente.

L'équipe de vente interne peut désormais créer un produit avec une nomenclature spécifique au client. Le solde est automatiquement ajouté au document de vente.

Par exemple, un ensemble, avec ou sans assemblage, peut être vendu à un client à l'aide d'un numéro unique. Le client peut alors commander à nouveau cet article en utilisant son numéro unique.

L'ensemble du processus de commande d'articles en kit (avec l'assemblage en option) est devenu plus flexible sans modifier les droits du service des ventes.

Dans de nombreuses industries, il existe des suppléments pour les matériaux, l'énergie, etc. Depuis des décennies, l'industrie de la quincaillerie a eu du mal à lier les prix des matières premières aux prix du marché sur les bourses internationales ou similaires. Au sein du groupe EMKA, il est de pratique courante depuis de nombreuses années que les prix des matières premières telles que l'acier inoxydable, le zinc, etc., doivent être fixés, faute de quoi des coûts supplémentaires sont facturés sur la base des prix quotidiens des bourses internationales de matières premières.

Compte tenu de ces exigences, ces caractéristiques ont donc été ajoutées :
Product and material-specific surcharges have been added to compensate for volatile raw material prices.

Des suppléments spécifiques aux produits et aux matériaux ont été ajoutés pour compenser la volatilité des prix des matières premières. Ainsi, pour les assemblages, il existe désormais un affichage détaillé des matériaux présents, de leurs quantités et de la manière dont ils sont calculés.

Il est désormais possible de choisir si le tableau des suppléments doit être généré avec le devis, la facture ou les deux. Le contact avec le client devient ainsi plus personnalisé et les procédures sont simplifiées sans perturber les processus de l'opérateur.

Les prix quotidiens peuvent être attribués à différentes catégories de marchandises. Cela permet d'imputer les revenus à des comptes spécifiques.

Grâce à ces adaptations, EMKA a obtenu un affichage automatique, quotidien, précis et transparent des coûts supplémentaires pour des matériaux spécifiques, sans effort supplémentaire de la part du département des ventes.

Il est toujours important d'avoir un bon flux de communication dans un projet Odoo. Chez EMKA, le projet de mise en œuvre s'étend sur plusieurs années. Fournir des informations trop tôt suscite des espoirs et crée de la frustration si ces espoirs ne peuvent être satisfaits rapidement. Informer trop tard risque de donner aux employés le sentiment d'être mis à l'écart. Le nouveau logiciel risque alors de ne pas être accepté.

Pour maintenir la motivation et le soutien interne au projet, la composition et la conception de l'équipe de projet ont été particulièrement importantes. Voici comment EMKA s'y est pris :

Une petite équipe efficace a été constituée pour piloter le projet en interne. Une gestion de projet solide et décisive garantit que la communication avec les consultants et la communication directe avec la direction générale sont maintenues en permanence. Des réunions de pilotage sont régulièrement organisées à tous les niveaux. Les utilisateurs clés et les chefs de service sont informés à intervalles réguliers de l'état d'avancement du projet et des prochaines étapes. En désignant des utilisateurs clés dans tous les secteurs essentiels de l'entreprise, EMKA veille à ce que les données soient toujours intégrées dans le processus de projet sous la forme d'un retour d'expérience pratique.

“Un point fort pour nous de choisir Odoo a été le réseau de partenaires.” - Dr. Thomas Koliwer​

Odoo est une plateforme hautement personnalisable, avec un traitement facile des données pour la migration et l'échange de données avec d'autres systèmes. Les flux de travail de principe peuvent être utilisés comme une bonne base.

Avec des modules de localisation, la communauté des partenaires Odoo fournit une assistance dans presque tous les pays. En outre, la communauté Odoo offre de bonnes interfaces avec d'autres fournisseurs de services et un large éventail de modules.

Les entreprises traditionnelles dont les droits d'utilisation sont très limités doivent adapter le système Odoo car celui-ci est en principe assez ouvert.
Certains modules d'Odoo Standard ne sont pas suffisants pour les entreprises complexes opérant à l'échelle internationale dans des domaines tels que les surcharges matérielles, la consolidation et la veille stratégique.

Pour exploiter tout le potentiel d'Odoo, une gestion de projet cohérente et des conseils intensifs de la part d'un partenaire expérimenté sont nécessaires.

La communication importante pendant le projet comprend des réunions de pilotage fréquentes à différents niveaux, à la fois au niveau des travailleurs et au niveau des gestionnaires de projet. C'est pourquoi il était très important pour EMKA de collaborer avec OBS afin de suivre ensemble le processus de développement du projet. 

Il y a eu et il y a encore des conflits, mais c'est inévitable lorsqu'on gère un projet d'une telle ampleur. Les échanges intensifs entre EMKA et OBS Solutions ont renforcé la confiance, la communication et la coopération.

La gestion de projet d'OBS et la coordination qu'OBS assure avec les partenaires internationaux sont très importantes pour EMKA. Sans cela, le projet Odoo ne pourrait pas être géré à cette échelle internationale.