Mitä opimme suurimmasta OBS:n toteutusprojektista

Odoo Experience 2022 -tapahtuman aikana Dr. Thomas Koliwer, joka vastaa yhdestä suurimmista monikansallisista Odoo-toteutuksistamme, esitteli Odoo-projektin.

Lue lisää, miten OBS auttaa suuria monikansallisia yrityksiä löytämään yksinkertaisia ja tehokkaita ratkaisuja liiketoimintansa rutiineihin.

Kun on kyse ohjelmiston konkreettisesta suunnittelusta, toteuttajat ja projektipäälliköt tekevät yhdessä intensiivistä analyysityötä: Kaikki räätälöintipyynnöt analysoidaan ja tutkitaan tarkkaan. Pääpaino on ohjelmiston yksinkertaistamisessa intuitiivisesta käytettävyydestä ja keskeisistä toiminnoista tinkimättä. Keskitymme vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

1. Mitkä mukautukset ovat jo mahdollisia Odoon vakioversiolla?
Nämä mukautukset ovat erityisen kustannustehokkaita ja vähiten virhealttiita.

2. Jos mukautettu toiminto ole mahdollista standardissa, mitä vaih​toehtoja on olemassa?Tässä on kyse sellaisten prosessien ja lähestymistapojen löytämisestä, jotka johtavat samaan tulokseen. Näin voidaan hyödyntää järjestelmän nykyisiä mahdollisuuksia täysimääräisesti.

3. Miltä ohjelmiston mukauttamisen pitäisi näyttää konkreettisesti?
Jos sitä ei voida saavuttaa nykyisessä järjestelmässä, jää mahdollisuus kirjoittaa yksittäisiä mukautuksia. Tätä varten keskustelemme yksityiskohtaisesti siitä, mitkä toiminnot on tarkoitus integroida ohjelmistoon ja millä tavalla. Tässäkin yhteydessä kysymme aina, voisiko prosessi olla yksinkertaisempi. Mitä räätälöidympi ja monimutkaisempi ohjelmisto on, sitä virhealttiimpi siitä tulee, ja päivityksissä voi ilmetä ongelmia. Siksi tässä vaiheessa keskitytään etsimään ratkaisuja, jotka täyttävät täysin halutut vaatimukset ja ovat samalla mahdollisimman yksinkertaisia.

“Järjestelmä on hyvin avoin. Joten meidän oli suuressa organisaatiossamme rajoitettava hieman joustavuutta - ajatusta siitä, että olemme hyvin avoimia ja läpinäkyviä rajoittamatta kuitenkaan mahdollisuuksiamme.“ - Tohtori Thomas Koliwer​

Myyntitiimi tarvitsi joustavan ratkaisun räätälöityjen sarjojen luomiseen ilman yleistä lupaa tuotteiden luomiseen. Niinpä luotiin uusi tuotetyyppi (tässä tapauksessa tarjoustuotteelle), "Osaluettelo nellossa (BOM on the fly on the fly)". Tätä varten myyntiasiakirjoihin lisättiin uusi "Lisää uusi osaluettelo (BOM)" -Button.

Sisäinen myyntitiimi voi nyt luoda tuotteen asiakaskohtaisella osaluettelolla.

Saldo lisätään automaattisesti myyntiasiakirjaan. Asiakkaalle voidaan esimerkiksi myydä sarja, kokoonpanolla tai ilman, käyttämällä yksilöllistä numeroa. Asiakas voi sitten tilata tämän tuotteen uudelleen käyttämällä tuotteen yksilöllistä numeroa.

Koko sarjatavaroiden tilausprosessi (kokoonpano lisävarusteena) muuttui joustavammaksi ilman, että myyntiosaston oikeudet muuttuivat.

Monilla teollisuudenaloilla peritään lisämaksuja muun muassa materiaaleista ja energiasta. Valmistavassa teollisuudessa on vuosikymmeniä ollut ongelmia yhdistää raaka-aineiden hinnat kansainvälisten pörssien tai vastaavien markkinahintoihin. EMKA-konsernissa on ollut jo vuosia yleinen käytäntö, että raaka-aineiden, kuten ruostumattoman teräksen ja sinkin, hinnat on sidottava tai lisäkustannuksia peritään kansainvälisten materiaalipörssien päivittäisten hintojen perusteella.

Näiden vaatimusten perusteella lisättiin seuraavat ominaisuudet: 
Tuote- ja materiaalikohtaisia lisämaksuja on lisätty raaka-aineiden hintojen vaihtelun kompensoimiseksi.

N-tason osaluettelot voidaan nyt purkaa raaka-ainetasolle asti (automaattinen osaluettelon purku). Näin ollen kokoonpanojen osalta on nyt yksityiskohtainen näyttö esiintyvistä materiaaleista, niiden määristä ja niiden laskentatavasta.

Nyt on mahdollista valita, luodaanko lisämaksutaulukko tarjouksen, laskun vai molempien kanssa. Näin asiakaskontaktista tulee entistä henkilökohtaisempi ja prosesseja yksinkertaistetaan häiritsemättä operaattorin omia prosesseja.

Päivähinnat voidaan määrittää eri hyödykeluokille. Näin tulojen kirjaaminen tietyille tileille on mahdollista.

Näiden säätöjen avulla EMKA on saanut automaattiset, päivittäiset, tarkat ja läpinäkyvät näytöt tiettyjen materiaalien lisäkustannuksista ilman lisäponnistuksia myynnissä.

On tärkeää, tasapainossa projektin viestintä. EMKAssa käyttöönottoprojekti ulottuu useiden vuosien päähän. Liian aikainen tiedottaminen herättää toiveita ja aiheuttaa turhautumista, jos niitä ei voida toteuttaa nopeasti. Liian myöhäinen tiedottaminen saattaa saada työntekijät tuntemaan itsensä ulkopuolisiksi.

Tämä voi johtaa siihen, että uutta ohjelmistoa ei hyväksytä. Jotta motivaatio ja sisäinen tuki hankkeelle pysyisivät korkealla, projektiryhmän kokoonpano ja suunnittelu olivat erityisen tärkeitä.

Näin EMKA teki sen: Kokoonpantiin pieni tehokas tiimi, joka sisäisesti ohjasi projektia. Vahva ja määrätietoinen projektinhallinta varmisti, että yhteydenpito konsulttien kanssa ja suora yhteydenpito ylimpään johtoon säilyi jatkuvasti. Kaikilla tasoilla pidetään säännöllisesti ohjauskokouksia. Tiimi muotoilee tehtävät ja suorittaa testauksen. Avainkäyttäjille ja osastopäälliköille tiedotetaan säännöllisin väliajoin hankkeen edistymisestä ja seuraavista vaiheista. Määrittämällä avainkäyttäjiä yrityksen kaikille keskeisille aloille EMKA varmistaa, että panos palautuu aina takaisin hankeprosessiin käytännön kokemuksesta saadun palautteen muodossa.

“Odoon valinnassa merkittävä tekijä oli kumppaniverkoston vahvuus.” - Tohtori Thomas Koliwer​

Odoo on alustana erittäin muokattavissa, ja sen kanssa tietojen käsittely on helppoa. Sama helppous pätee myös migraatioihin ja integraatioihin muihin järjestelmiin.

Odoon omia työnkulkuja voidaan käyttää hyvänä pohjana. Odoo-kumppaniyhteisö tarjoaa tukea lähes kaikissa maissa lokalisointimoduuleilla. Odoo-yhteisö tarjoaa myös hyviä rajapintoja muihin palveluntarjoajiin ja laajoja moduuleja.

Perinteisten yritysten, joilla on hyvin rajoitetut käyttöoikeudet, on mukautettava Odoo-järjestelmää, koska Odoo on hyvin avoin. 
Jotkin Odoon vakiomoduulit eivät riitä monimutkaisille kansainvälisesti toimiville yrityksille esimerkiksi materiaalilisien, konsolidoinnin ja liiketoimintatiedustelun aloilla. Odoo suosittelee päivittämään ohjelmiston vuosittain, mutta tämä vuosittainen päivitysstrategia ei ole mahdollinen EMKAn kokoisille yrityksille.

Odoon täyden potentiaalin hyödyntäminen edellyttää johdonmukaista projektinhallintaa ja kokeneen kumppanin intensiivistä konsultointia.

Hankkeen aikana tapahtuvaan oleelliseen viestintään kuuluvat usein pidettävät ohjauskokoukset eri tasoilla, sekä työntekijöiden että projektipäälliköiden tasolla. Tästä syystä EMKA:lle oli erittäin tärkeää, että se kävi yhdessä OBS:n kanssa läpi hankkeen kehittämisprosessin.

Ristiriitoja oli ja on edelleen, mutta se on väistämätöntä näin suuren hankkeen hallinnoinnissa. EMKAn ja OBS Solutionsin välinen tiivis vuorovaikutus pystyi vahvistamaan luottamusta, viestintää ja yhteistyötä.

OBS:n projektinhallinta ja myös OBS:n koordinointi kansainvälisten kumppaneiden kanssa ovat EMKAlle erittäin tärkeitä. Ilman tätä Odoo-hanketta ei voitaisi hallita näin kansainvälisessä mittakaavassa.