Inzicht in een van de grootste implementatieprojecten van OBS

Tijdens Odoo Experience 2022 presenteerde Dr. Thomas Koliwer, de projectmanager die verantwoordelijk is voor een van onze grootste multinationale Odoo implementaties.

Leer hoe OBS grote multinationals helpt om eenvoudige, efficiënte oplossingen te vinden voor hun dagelijkse business.

Als het aankomt op de concrete planning van de software, komen implementeerders en projectmanagers samen voor intensief analyse werk: Alle maatwerk verzoeken worden geanalyseerd en onder de loep genomen. De focus ligt op het vereenvoudigen van de software zonder intuïtieve bruikbaarheid en essentiële functies op te offeren. De focus ligt op het beantwoorden van de volgende vragen:

1. Welke aanpassingen zijn al mogelijk in Odoo Standard?
Deze aanpassingen zijn bijzonder kosteneffectief en het minst foutgevoelig.

2. Als het niet mogelijk is in de standaard, welke alternatieven zijn er dan wel?
Dit gaat over het vinden van andere processen en benaderingen die tot hetzelfde resultaat leiden. Hierdoor kunnen de bestaande mogelijkheden van het systeem volledig worden benut.

3. Hoe moet de software aanpassing er concreet uitzien?
Als dit niet kan worden bereikt in het bestaande systeem, blijft de mogelijkheid over om individuele aanpassingen te ontwikkelen. Hiervoor wordt in detail besproken welke functies in de software geïntegreerd moeten worden en op welke manier. Ook hier wordt altijd de vraag gesteld of het proces niet eenvoudiger kan. Immers, hoe meer aangepast en complexer de software, hoe foutgevoeliger deze wordt en hoe meer problemen er kunnen ontstaan tijdens updates. De focus in deze stap ligt daarom op het vinden van oplossingen die volledig voldoen aan de gewenste eisen en tegelijkertijd zo eenvoudig mogelijk zijn.

“Het systeem is over het algemeen erg open. Dus in onze grote organisatie moesten we de flexibiliteit een beetje beperken - het idee om heel open en transparant te zijn, zonder onze mogelijkheden te beperken.“ - Dr. Thomas Koliwer​

Het verkoopteam had een flexibele oplossing nodig om aangepaste sets te maken zonder algemene toestemming om producten te maken. Dus werd er een nieuw producttype (in dit geval voor een offerteproduct) gemaakt, "BOM (Bill of Material) on the fly." Hiervoor werd een nieuwe knop "ADD NEW BOM" toegevoegd aan verkoopdocumenten.

Het interne verkoopteam kan nu een product maken met een klantspecifieke materiaallijst. Het saldo wordt automatisch toegevoegd aan het verkoopdocument.

Zo kan bijvoorbeeld een set, met of zonder assemblage, aan een klant worden verkocht met een uniek nummer. De klant kan dit artikel dan nabestellen met het unieke nummer van het artikel.

Het hele proces voor het bestellen van sets (met assemblage als optie) is flexibeler geworden zonder dat de rechten van de verkoopafdeling zijn veranderd.

In veel industrieën zijn er toeslagen voor materialen, energie en meer. De ijzerwaren industrie heeft al tientallen jaren problemen met het koppelen van prijzen voor grondstoffen aan marktprijzen op internationale beurzen en dergelijke. En in de EMKA Groep is het al vele jaren gebruikelijk dat prijzen voor grondstoffen zoals roestvrij staal, zink, enz. gebonden moeten zijn, of dat er extra kosten in rekening worden gebracht op basis van de dagprijzen van de internationale materiaal beurzen.

Gezien deze vereisten werden deze functies toegevoegd:
Product- en materiaalspecifieke toeslagen zijn toegevoegd om volatiele grondstofprijzen te compenseren.

BOM's op N-niveau kunnen nu worden geëxplodeerd tot op grondstoffen niveau (automatische BOM-explosie). Dus voor samenstellingen is er nu een gedetailleerde weergave van de materialen die voorkomen, hun hoeveelheden en hoe ze worden berekend.

Het is nu mogelijk om te selecteren of de toeslagtabel moet worden gegenereerd met de offerte, de factuur of met beide. Hierdoor wordt het klantcontact nog persoonlijker en worden processen vereenvoudigd zonder de eigen processen van de operator te verstoren.

Dagprijzen kunnen worden toegewezen aan verschillende goederen klassen. Zo zijn omzetboekingen naar specifieke rekeningen mogelijk.

Met deze aanpassingen heeft EMKA een automatische, dagelijkse, nauwkeurige en transparante weergave gekregen van de extra kosten voor bepaalde materialen zonder extra inspanning in de verkoop.

Het is belangrijk om de communicatie over het Odoo project altijd goed af te stemmen. Bij EMKA strekt het implementatieproject zich uit over meerdere jaren. Te vroeg informatie geven wekt verwachtingen en zorgt voor frustratie als deze niet snel waargemaakt kunnen worden. Te laat informeren brengt het risico met zich mee dat medewerkers zich buitengesloten voelen. Dit kan ertoe leiden dat de nieuwe software niet wordt geaccepteerd.

Om de motivatie en de interne steun voor het project hoog te houden, waren de samenstelling en het ontwerp van het projectteam bijzonder belangrijk. Dit is hoe EMKA het deed:

Er werd een klein effectief team samengesteld dat intern het project aanstuurde.
Een sterk en doortastend projectmanagement zorgt ervoor dat de communicatie met de consultants en de directe communicatie met het topmanagement continu wordt onderhouden. Er worden regelmatig stuurbijeenkomsten gehouden op alle niveaus. Het team formuleert taken en voert testen uit. Belangrijke gebruikers en afdelingshoofden worden regelmatig geïnformeerd over de voortgang van het project en de volgende stappen. Door sleutelgebruikers aan te wijzen in alle belangrijke gebieden van het bedrijf, zorgt EMKA ervoor dat input altijd wordt teruggekoppeld in het projectproces als feedback uit de praktijk.

“Een sterk punt voor ons om voor Odoo te kiezen was het netwerk van Partners.” - Dr. Thomas Koliwer​

Odoo als platform is zeer aanpasbaar, met zijn eenvoudige gegevensverwerking voor migratie en gegevensuitwisseling met andere systemen. Principiële workflows kunnen worden gebruikt als een goede basis.

De Odoo partner community biedt ondersteuning in bijna alle landen met modules voor lokalisatie. De Odoo community biedt ook goede interfaces met andere dienstverleners en uitgebreide modules.

Traditionele bedrijven met zeer beperkte gebruikersrechten moeten het Odoo systeem aanpassen omdat Odoo in principe vrij open is.
Sommige Odoo Standaard modules zijn niet toereikend voor complexe internationaal opererende bedrijven op gebieden als materiaaltoeslagen, consolidatie en business intelligence.

Om het volledige potentieel van Odoo te benutten, zijn consistent projectmanagement en intensief advies door een ervaren partner nodig.

Belangrijke communicatie tijdens het project omvat frequente stuurvergaderingen op verschillende niveaus, zowel op het niveau van de werknemers als op het niveau van de projectmanagers. Daarom was het erg belangrijk voor EMKA om samen met OBS het projectontwikkelingsproces te doorlopen.

Er waren en zijn nog steeds enkele conflicten, maar dat is onvermijdelijk bij het managen van zo'n groot project. De intensieve uitwisseling tussen EMKA en OBS Solutions kon het vertrouwen, de communicatie en de samenwerking versterken.

Het projectmanagement van OBS en ook de coördinatie die OBS doet met internationale partners zijn erg belangrijk voor EMKA. Zonder dit zou het Odoo project niet op deze internationale schaal kunnen worden beheerd.