Wofür steht GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Als Verwaltungsvorschrift sind die GoBD nur für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Mitarbeiter des Bundesministeriums der Finanzen verbindlich.
Die Abkürzung GoBD steht für diese Grundsätze, die seit 2015 gelten und die bisherigen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ablösen. Die GoBD fassen die Inhalte der GDPdU und GoBS in einem Leitfaden zusammen.
Odoo GoBD Modul
Das GoBD-Modul für Odoo und dessen Zertifizierung wurde in Zusammenarbeit mit der Syscoon GmbH, dem ausstellenden Unternehmen, durchgeführt. Das Erweiterungsmodul für die Odoo-Buchhaltung ermöglicht es, bereits getätigte Buchungen dauerhaft zu sperren. Dabei werden diese mit einem unabhängigen Sperrdatum versehen, erhalten eine eindeutige fortlaufende Nummer und einen eindeutigen SHA256-Hashwert.
Für europäische Unternehmen, die ihre Konformität mit dem GoBD-Standard nachweisen müssen, erleichtert unser GoBD-Modul den Audit-Prozess mit maßgeschneiderten Benutzerzugriffsrechten. Das GoBD-Modul und das Zertifikat können sowohl von Partnern als auch von Kunden erworben werden. Die Installation ist sehr einfach, es müssen keine Konfigurationen vorgenommen werden. Darüber hinaus ist die Lizenzierung der Module Open Source.
Was wird geprüft?
Eine GoBD-Prüfung umfasst in der Regel eine gründliche Untersuchung der IT-Systeme, Prozesse und Kontrollen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie diese Kriterien erfüllen. Ziel ist es, zu überprüfen, ob die elektronische Buchführung und die Aufzeichnungen zuverlässig, transparent und mit den deutschen Steuervorschriften konform sind. Diese Punkte werden einer besonderen Prüfung unterzogen:
Ordnungsmäßigkeit und Genauigkeit: Sicherstellung, dass die elektronische Buchführung und Dokumentation korrekt, vollständig und ordnungsgemäß ist.
Integrität und Unveränderlichkeit: Es muss sichergestellt werden, dass einmal aufgezeichnete Daten nicht ohne entsprechende Dokumentation geändert oder gelöscht werden können. Alle Änderungen müssen nachvollziehbar und protokolliert sein.
Datenzugang: Sicherstellung, dass die Steuerbehörden auf die elektronischen Daten zugreifen können. Dazu gehören der direkte Zugriff auf das Odoo-System und die Möglichkeit, Daten in einem lesbaren und auswertbaren Format zu exportieren.
Datenspeicherung: Überprüfung, ob elektronische Aufzeichnungen und Dokumente sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff oder Manipulationen geschützt sind. Dazu gehört auch die Sicherstellung, dass die Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
Dokumentation und Verfahren: Überprüfung der Dokumentation von Prozessen und Systemen im Zusammenhang mit der Datenverwaltung. Dazu gehören Benutzerhandbücher, Systembeschreibungen und Prüfprotokolle, die dokumentieren, wie die Daten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.
Reproduzierbarkeit: Sicherstellung, dass die elektronischen Aufzeichnungen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist genau und vollständig reproduziert werden können.
Einhaltung der steuerlichen und rechtlichen Anforderungen: Sicherstellung, dass die elektronischen Buchhaltungssysteme alle relevanten Steuergesetze und -vorschriften einhalten.
Systemsicherheit: Bewertung der Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz elektronischer Daten, einschließlich Zugangskontrollen, Verschlüsselung und Sicherungsverfahren.
Ergebnis und Vorteile
Das Odoo GoBD-Modul (Version 17.0) erhielt die neueste Zertifizierung im Juni 2024. Es hilft, das Risiko von Bußgeldern oder anderen Strafen bei Steuerprüfungen zu verringern, indem es die Vorbereitung und Einhaltung der Vorschriften sicherstellt. Darüber hinaus erhöht eine GoBD-Zertifizierung die Glaubwürdigkeit des Unternehmens bei Stakeholdern, einschließlich Kunden, Partnern und Investoren, indem sie das Engagement für eine ordnungsgemäße Datenverwaltung und die Einhaltung von Vorschriften demonstriert. Der Zertifizierungsprozess führt häufig zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit bei der Finanzberichterstattung und der Buchführung und gewährleistet die sichere Speicherung und ordnungsgemäße Verwaltung elektronischer Daten.
Interessieren Sie sich für das Odoo GoBD-Modul?
Sprechen Sie uns an, um Ihre elektronische Buchführung GoBD-konform durchzuführen und mit unserem zertifizierten GoBD-Modul die Revisionssicherheit der Betriebsdaten zu stärken.
