Die Verbuchung von Eingangsrechnungen
Die korrekte Verbuchung von Eingangsrechnungen ist für Unternehmen essenziell. Viele Projekte und Partnerschaften führen zu zahlreichen Lieferrechnungen, die verwaltet werden müssen. Ein häufiges Problem dabei ist die doppelte Verbuchung von Rechnungen, was zu erhöhtem Arbeitsaufwand und Unstimmigkeiten in den Buchhaltungsunterlagen führt.
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen eine einfache Lösung an die Hand, um dieses Problem zu vermeiden.
Herausforderungen bei der manuellen Rechnungsverarbeitung
Ein üblicher Ablauf in vielen Unternehmen sieht so aus: Eine Rechnung kommt per E-Mail an und wird manuell ins System eingegeben. Anschließend wird sie überprüft und freigegeben. Dieser Prozess ist fehleranfällig, da Rechnungen leicht mehrfach erfasst werden können.
Ansatz zur Vermeidung von Doppelbuchungen
OCR ermöglicht das automatische Scannen von Rechnungen und die digitale Erfassung relevanter Informationen. Anstatt jedoch sofort eine neue Rechnung im System zu erstellen, werden die gescannten Dokumente zunächst vorläufig im System gespeichert, ohne sofort eine neue Rechnung zu erstellen. Der Knackpunkt liegt hier jedoch darin, nicht sofort die Rechnung zu erstellen, sondern die Originalrechnung erst beim Eintreffen mit dem gescannten Dokument zu vergleichen und im Anschluss im System zu erfassen und zu verknüpfen.
