Het boeken van inkomende facturen

Het correct boeken van inkomende facturen is essentieel voor bedrijven. Veel projecten en partnerschappen leiden tot talrijke leveringsfacturen die moeten worden beheerd. Een veel voorkomend probleem hierbij is het dubbel boeken van facturen, wat leidt tot meer werklast en inconsistenties in de boekhouding. In deze blogpost geven we je een eenvoudige oplossing om dit probleem te vermijden.

Een veel voorkomend proces in veel bedrijven ziet er als volgt uit: Een factuur komt per e-mail binnen en wordt handmatig ingevoerd in het systeem. Vervolgens wordt hij gecontroleerd en goedgekeurd. Dit proces is gevoelig voor fouten, omdat facturen gemakkelijk meerdere keren kunnen worden ingevoerd.

OCR maakt het mogelijk om facturen automatisch te scannen en relevante informatie digitaal vast te leggen. In plaats van onmiddellijk een nieuwe factuur aan te maken in het systeem, worden de gescande documenten eerst tijdelijk opgeslagen in het systeem zonder meteen onmiddellijk een nieuwe factuur aan te maken. De kern van de zaak is hier echter niet het onmiddellijk aanmaken van de factuur, maar om de originele factuur pas met het gescande document te vergelijken wanneer het binnenkomt en het vervolgens vast te leggen en te koppelen in het systeem.