Waar staat GoBD voor?
De GoBD (Principles for the Proper Management and Storage of Books, Records, and Documents in Electronic Form as well as for Data Access) zijn administratieve richtlijnen uitgegeven door het Federale Ministerie van Financiën van Duitsland. Als administratieve verordening is de GoBD alleen bindend voor ondergeschikte administratieve autoriteiten en werknemers van het Ministerie van Financiën.
De afkorting GoBD staat voor deze principes, die sinds 2015 van kracht zijn en de eerdere GDPdU (Principles for Data Access and Auditing of Digital Documents) en GoBS (Principles of Proper IT-Based Accounting Systems) vervangen. De GoBD combineert de inhoud van zowel GDPdU als GoBS in één set richtlijnen.
Odoo GoBD-Module
De GoBD-module voor Odoo en de certificering ervan werden uitgevoerd in samenwerking met Syscoon GmbH, het exposerende bedrijf. De uitbreidingsmodule voor de Odoo-boekhouding maakte het mogelijk om reeds gemaakte boekingen permanent te blokkeren. Tijdens het proces worden deze voorzien van een onafhankelijke blokkeringsdatum, krijgen ze een uniek opeenvolgend nummer en een unieke SHA256 hashwaarde.
Voor Europese bedrijven die hun naleving van de GoBD-standaard moeten aantonen, vergemakkelijkt onze GoBD-module het auditproces met aangepaste toegangsrechten voor gebruikers. De GoBD-module en het certificaat kunnen zowel door partners als klanten worden aangeschaft. De installatie is zeer eenvoudig, er hoeven geen configuraties te worden gemaakt. Bovendien is de licentie van de modules open source.
Wat wordt er getest?
Een GoBD audit omvat meestal een grondig onderzoek van de IT-systemen, processen en controles van het bedrijf om ervoor te zorgen dat ze aan deze criteria voldoen. Het doel is om te controleren of de elektronische boekhouding en administratie betrouwbaar en transparant zijn en voldoen aan de Duitse belastingwetgeving. Deze punten zijn onderworpen aan een speciale inspectie:
Ordelijkheid en nauwkeurigheid: Ervoor zorgen dat de elektronische boekhouding en documentatie nauwkeurig, volledig en ordelijk zijn.
Integriteit en onveranderlijkheid: Bevestigen dat als gegevens eenmaal zijn vastgelegd, ze niet kunnen worden gewijzigd of verwijderd zonder de juiste documentatie. Alle wijzigingen moeten traceerbaar en geregistreerd zijn.
Toegang tot gegevens: Ervoor zorgen dat de belastingdienst toegang heeft tot de elektronische gegevens. Dit omvat directe toegang tot het Odoo-systeem en de mogelijkheid om gegevens te exporteren in een leesbaar en analyseerbaar formaat.
Gegevensopslag: Controleren of elektronische records en documenten veilig worden opgeslagen en worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang of manipulatie. Dit houdt ook in dat de gegevens worden opgeslagen gedurende de wettelijk vereiste bewaarperiode.
Documentatie en procedures: Beoordelen van de documentatie van processen en systemen met betrekking tot datamanagement. Hieronder vallen gebruikershandleidingen, systeembeschrijvingen en auditlogs die documenteren hoe gegevens worden vastgelegd, verwerkt en opgeslagen.
Reproduceerbaarheid: Ervoor zorgen dat de digitale archiefdocumenten nauwkeurig en volledig kunnen worden gereproduceerd voor de duur van de bewaarperiode.
Voldoen aan fiscale en wettelijke vereisten: Ervoor zorgen dat de elektronische boekhoudsystemen voldoen aan alle relevante fiscale wet- en regelgeving.
Systeembeveiliging: Evalueren van de beveiligingsmaatregelen om elektronische gegevens te beschermen, inclusief toegangscontroles, versleuteling en back-upprocedures.
Resultaat en voordelen
De Odoo GoBD-module (versie 17.0) kreeg de nieuwste certificering in juni 2024. Het helpt het risico op boetes of andere straffen tijdens belastingcontroles te verminderen door te zorgen voor paraatheid en naleving. Daarnaast vergroot een GoBD-certificering de geloofwaardigheid van het bedrijf bij belanghebbenden, waaronder klanten, partners en investeerders, door te laten zien dat het zich inzet voor goed gegevensbeheer en naleving van de regelgeving. Het certificeringsproces leidt vaak tot verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid in financiële rapportage en administratie en zorgt voor veilige opslag en goed beheer van elektronische gegevens.
Heb je interesse in de Odoo GoBD-module?
Neem gerust contact met ons op om uw elektronische boekhouding in overeenstemming met GoBD uit te voeren en de auditstroom van operationele gegevens te versterken met onze gecertificeerde GoBD-module.
